Appendix 3. Excel 資料整理與工作表設定

3.1 匯入資料

將資料匯入至 Excel 的方式也有很多種，在此簡單介紹以下幾種

• 使用 Excel 開啟檔案：一般的電腦會預設使用 Excel 開啟 csv 檔，開啟後便能直接使用，再將結果另存成 Excel 檔即可，但此方式最大的問題是 MacOS 與 Windows 的文字編碼方式不同，用此方法打開可能會直接變成亂碼，若使用此方法出現亂碼時，建議用其他的方式開始檔案。
• 複製貼上：和 Google Sheets 的方式一樣，貼上後可點選下方的「使用文字匯入精靈」將資料分成不同欄，其用法與下一點一併說明。

• 匯入資料：以 Mac 為例，依序點選上方的 App 選單的「檔案 ⭢ 匯入 ⭢ 選擇檔案類型與檔案」，選取檔案後會自動開始「匯入字串精靈」視窗，協助使用者將資料匯入 Excel 中，步驟如下：
  • 選擇分隔方式與檔案來源：分隔方式可選擇分隔符號或固定寬度，可在下方的「預覽選取的資料」檔案示意，若發現中文字變成亂碼，可將「檔案來源」選取「Unicode (UTF-8)」，通常可以解決亂碼問題，如下圖：
    
  • 選擇分隔符號 / 欄位寬度：在上一個步驟選擇分隔方式後，接下來將選擇分隔的符號 / 各欄位的寬度，如下圖：
    
  • 設定各欄位的資料格式：在「預覽選取的資料」中點選要調整的欄位，並在「欄資料格式」中選取該欄位的資料格式即可，如下圖：
    

完成以上三個步驟後點選「完成」，接下來再選取要匯入的位置即可，如下圖：

若在匯入資料時沒有將資料分割成多欄，可以點選「資料 ⭢ 資料剖析」進入到類似前述的欄位，再進行相同的操作即可。

3.2 匯出資料

將 Excel 的資料匯出給其他使用者有以下方式：

• 「檔案 ⭢ 另存新檔」。
• 「檔案 ⭢ 列印」，並在列印中設定印表機、列印份數等項目。
• 「檔案 ⭢ 共用 ⭢ 共用 ...」，上傳到自己的 OneDrive 中，將網址傳給其他人後，就可以在同一份檔案中編輯，詳細操作方式請見官方文件。

3.3 尋找與取代

可以使用「⌘ / Ctrl + F」在「常用」中最右邊的「尋找與選取」中進入尋找與取代介面，如下圖，與 Google Sheets 相似，點選右下方的「選項」後可以選取搜尋範圍、搜尋、查詢等設定。

3.4 資料篩選與排序

在「資料」中可找到排序與篩選相關的項目，如下圖，以下將簡單介紹排序、篩選、進階篩選的用法：

• 排序：點選排序後如下圖，可選擇排序的欄位、排序對象 (值 / 儲存格色彩 / 字型色彩 / 儲存格圖示)、排序 (A 到 Z、Z 到 A、自訂清單，例如：週日、週一...)，相較之下選項比 Google Sheets 豐富一些。
  
• 篩選：篩選畫面如下圖，上半部可選擇排序、下半部選擇篩選，其中篩選的「請選擇一個」會根據該欄位的內容顯示相關的選項，例如日期會出現月份、季節等選項。下方的勾選則與 Google Sheets 相同，但在日期時可一次勾選整年、整月的資料，如下圖。而「自動套用」則是在設定條件當下可以即時輸出套用篩選後的結果。
  
• 進階篩選：是一種將條件寫在儲存格中，並可選擇將結果輸出到其他儲存格的方式，點選「進階」後會出現下圖的視窗，可選擇篩選結果輸出的目的地、資料與準則的範圍、是否選擇全部的記錄，選擇完成後點選「確定」即可。
  
  篩選後若想將篩選的條件清除，點選工具列中的「清除」即可。
  在此說明「準則範圍」的設定方式，原則上是「不同欄是 AND、同一欄不同列是 OR」，以下圖為例，篩選條件為「會員卡號是 9762 或 8686，且店號為 105 的交易記錄」。
  

3.5 資料清除

僅有移除重複內容的功能，點選「資料 ⭢ 移除重複項」即可進入左下圖的介面，其餘操作方式和 Google Sheets 相同。刪除後的結果如右下圖所示。

3.6 工作表格式設定

• 插入工作表：與 Google Sheets 相同。
• 設定主題：點選「頁面配置」後，最左邊可以選擇佈景主題、色彩與字型，如下圖：
  
• 變更工作表顏色：在工作表名稱按右鍵點選「索引標籤色彩」選擇顏色即可。
• 隱藏工作表：在工作表名稱按右鍵點選「隱藏」，若要取消隱藏則點選「取消隱藏」然後再選擇要取消隱藏哪一張工作表即可。
• 複製工作表：在工作表名稱按右鍵點選「移動或複製」，進入下圖的介面後勾選「建立複本」並選擇工作表插入的位置即可，此外也可以選擇要插入在哪個活頁簿中。

3.7 開啟檔案共用權限

(以下說明為 macOS 的操作方式，Windows 的操作方式詳見官方文件說明)
若檔案要分享給雲端給他人使用，可點選介面左上角的「共用」並放置到個人的 OneDrive 即可，如左下圖，點擊「上傳」後再次點擊「共用」會出現如右下圖的共用選項，此時可以使用「邀請其他人」輸入使用者信箱，或「複製連結」將檔案分享給其他人檢視或編輯。但 macOS 中其他編輯者要編輯只能使用網頁版的 Excel 進行編輯，因此若要共用檔案的話 Google Sheets 會是比較好的選擇。

若要鎖定或保護工作表，可在「校閱」中保護工作表或活頁簿，如下圖。

若選擇「保護活頁簿」視窗如下圖，可設定密碼及保護方式。

若選擇「保護工作表」視窗如下圖，一樣可設定密碼，以及保護的項目。

鎖定後重新開啟檔案若要編輯時會出現以下提示，使用者必須至「校閱 ⭢ 取消保護工作表」輸入密碼才能解鎖。

3.8 版本記錄與編輯記錄

若已將檔案上傳至 OneDrive 後，便能看到版本記錄儲存格編輯記錄：

• 版本記錄：可點選「檔案 ⭢ 瀏覽版本歷程記錄」即可看到此份檔案的各次編輯時間，點選「開啟版本」及內容，如下圖，也可以在檔案中復原該次版本。

• 編輯記錄：在任一儲存格按右鍵點選「顯示變更」，結果如下圖，可看到編輯者、範圍 / 工作表的編輯記錄與時間，也可以點選左上方的漏斗選擇要查找的範圍。
  

3.9 插入備註與註解

Excel 與 Google Sheets 在兩者的名稱有些許差異。Google Sheets 的「備註」相當於 Excel 的「註解」、Google Sheets 的「註解」相當於 Excel 的「評論」。而在 macOS 中 Excel 只有註解、沒有評論功能，因此以下僅說明如何插入註解。但 Windows 版本的兩者都有，有興趣的同學請參考官方文件的說明。要插入註解只要在儲存格按右鍵點選「插入註解」即可，如下圖：