3.4 資料篩選與排序

本節將介紹如何將工作表中的資料根據儲存格的值進行篩選與排序，並教學如何儲存「篩選器檢視畫面」。

• 排序工作表 / 範圍：步驟為「資料 ⭢ 排序工作表 / 排序範圍」，工作表與範圍的差異如下：
  • 排序工作表：如下圖，「(A 到 Z) / (Z 到 A)」分別代表遞增 / 遞減排序，而依據的欄位會根據當下所在的儲存格決定，若在 A 欄的任一列就會顯示依欄 A 排序工作表。而排序工作表會將整張工作表的資料都排序，且除了回上一步之外沒有其他方式復原，因此重新排序時要格外小心。
    
  • 排序範圍：若選取「同一欄多列儲存格 / 整欄資料」時，便可以選取「排序範圍」，如下圖：
    排序的方式與排序工作表相似，只是排序範圍只會將所選的儲存格排序，其他欄位的資料不會變，因此若要整張工作表都根據某個欄位的值進行排序時，可以使用「排序工作表」，或是選取整張工作表的資料並點選「排序範圍」。在此建議使用後者，因為排序範圍可以進行進階的篩選 — 根據多個欄位排序。若點選「範圍排序進階選項」會出現以下介面：
    在進階選項中，可以設定多個排序依據，若點選「資料包含標題列」便會將「欄 A」轉換為第一列的表頭名稱，如下圖：
    若有多個排序依據，只要點選「新增其他排序欄」並設定，完成後點選「排序」即可將範圍依照指定的排序依據由上到下排序。此方法與排序工作表一樣除了回上一步之外沒有其他方式復原，因此也要格外小心。

• 建立篩選器：步驟為點選「資料」或在工具列中尋找漏斗符號 ⭢「建立篩選器」⭢ 點選欲篩選 / 排序的欄位選擇條件，點選「確定」。其中點選欲篩選 / 排序的欄位後會出現下圖的介面。其中排序 / 依顏色排序和排序工作表的一樣，篩選則是分成顏色、條件、值三種，簡單說明如下：
  
  • 依顏色篩選：可篩選特定填滿顏色或文字顏色的資料。
  • 依條件篩選：和條件式格式設定類似，包括文字、日期、數字相關的規則，也可以選擇自訂公式設定更進階、複雜的條件。
  • 依值篩選：會列出該欄所有的值，可勾選要篩選的項目即可。若所有的值很多也可以在篩選欄中輸入關鍵字。

• 篩選器檢視畫面：是指在特定的檢視畫面中篩選，而不動到整張工作表的資料。其優點有二：一是在多人編輯同一張工作表時不會受到別人篩選影響，二是若有常用的篩選條件，可以使用篩選器檢視畫面儲存。進入篩選器檢視畫面的步驟為點選「資料」或在工具列中尋找工作表符號 ⭢「篩選器檢視畫面」。如下圖，在此將分別介紹兩種建立篩選器檢視畫面的方式，以及如何進入畫面、編輯與調整內容。
  
  • 建立新的篩選器檢視畫面：點選「建立新的篩選器檢視畫面」後如下圖：
    檢視畫面的操作方式與篩選器基本上一樣，但可以儲存某個特定篩選結果，並更改其名稱，假設在此要建立一個「店號 = 105」的檢視畫面，只要完成篩選並更改名稱即可，如下圖。
    完成後按叉叉退出檢視畫面即可。若要建立其他類似的檢視畫面，可以點選右邊的設定符號，點選「複製」並更改條件即可。
  • 儲存為篩選器檢視畫面：在建立篩選器並完成篩選後，可以點選「儲存為檢視器篩選畫面」並設定其名稱即可，在此可建立一個「店號 = 108」的檢視畫面。
  • 進入並調整已設定的檢視畫面：若已經設定檢視畫面後，點選「篩選器檢視畫面」時會出現所有已經建立過的檢視畫面名稱，如下圖。
    此時只要點選該名稱即可進入到檢視畫面，而在檢視畫面中可以點選「篩選器檢視選項」進行調整，包括名稱、範圍等，亦可刪除檢視畫面，但前述功能也都能直接在介面中找到。
    

了解資料篩選與排序的各項功能後，接下來可以嘗試在會員資料檔完成以下範例，確保已了解篩選與排序的功能：

1. 依序使用家庭人口數 (遞減)、性別 (遞增)、會員卡號 (遞增) 排序。
2. 篩選家庭月收入為「6~8.9萬元」或「9萬以上」的會員，並將其儲存為篩選器檢視畫面，並命名為「高所得會員」。
3. 建立篩選器檢視畫面，篩選「生日晚於 1985/1/1」的會員，命名為「40 歲以下會員」。

---