Appendix 2. Excel 儲存格基本操作與格式設定

如第 1.6 節所述，每章章末將補充 Google Sheets 與 Excel 有差異的部分，讓各位使用 Excel 的同學也能馬上了解對應的用法差異與操作方式。然而，因為本套教材還是以 Google Sheets 為主軸，附錄中不會介紹相關範例，以介紹相關功能的介面位置為主。

2.1 基本欄列操作

• 調整欄 / 列的大小：
  • 拖曳調整大小：將鼠標放在數字或欄位換欄 / 列處，鼠標會變顏色，如下圖：
    
  • 自動調整成內容大小：與 Google Sheets 相同。
  • 設定確切欄 / 列大小：「選擇要調整的欄 / 列」 ⭢ 按滑鼠右鍵點選「調整欄 / 列的大小」 ⭢「輸入想要的寬度 / 高度」 ⭢「確定」
    

• 凍結：點選上方工具列的「檢視」後，會出現「凍結窗格」、「凍結頂端列」、「凍結首欄」，其中凍結窗格會根據目前所在的儲存格同時凍結欄 / 列
  
• 插入 / 刪除：與 Google Sheets 相同，此外也可以在「常用」的右側找到「插入」及「刪除」，「格式」中則有設定欄 / 列大小、隱藏欄位等功能。
  
• 移動：小手的符號需要在靠近欄 / 列邊界的地方會出現，且移動到的儲存格原本有內容時，會直接取代原本的資料。
  
• 隱藏：與 Google Sheets 相同，亦可在「常用」的「格式」中進行設定。
• 將欄 / 列分組：點選上方工具列的「資料」後，會出現「群組」、「取消群組」，只要選取要分組 / 取消分組的欄 / 列後，點選「群組 / 取消群組」即可。
  

2.2 定義已命名範圍

在 Excel 中已命名範圍較常稱呼為「名稱」，且功能較為完善。定義方式有以下兩種：

• 使用名稱方塊快速命名：與 Google Sheets 相同，點選上下箭頭可查看目前已命名的範圍，點選後會快速跳轉至該名稱的範圍，但不能調整與編輯。
  
• 使用「定義名稱」：和 Google Sheets 的「已命名範圍」視窗功能類似。點選上方工具列的「公式」後，會出現以下與「名稱管理員」相關的項目，各功能說明如下：
  
  • 定義名稱：點選後可以建立新的名稱，其中「範圍」可以選取該名稱要是用在哪幾張工作表，若每一張工作表都能使用該名稱則選擇「活頁簿」即可，如下圖：
    
  • 在公式中使用：點選後可快速建立相關的公式，不過一般來說更常直接在輸入公式時使用，因此可以忽略。
  • 從選取範圍建立：可一次命名多欄 / 列的範圍，步驟為「選取要命名的範圍 ⭢ 從選取範圍建立 ⭢ 選取命名的依據 (如下圖) 並點選確定」即可，如下圖：
    

舉例來說，若要將交易資料檔的 A:L 欄根據其表頭命名，即 A:A 為交易編號、B:B 為會員卡號，以此類推，可「選取 A:L」⭢ 點選「從選取範圍建立 ⭢ 頂端列 ⭢ 確定」即可。

• 「名稱管理員」視窗：等同於 Google Sheets 的「已命名範圍」視窗，但功能更深入，點選後如下圖：
  
  「名稱管理員」視窗大致有以下功能：
  • 新增名稱：點選左上角的新增即可。
  • 編輯、刪除名稱：只要點選要編輯 / 刪除的範圍即可進入設定，若只有要更改範圍可點選下方「參照」右邊的 icon 即可。
  • 排序名稱：可以依照名稱、值、參照別、範圍、註解排序，只要點選圖中的表頭即可遞增或遞減排序 (按一下切換遞增 / 遞減)。
  • 篩選現有的條件：點選右上角的「篩選」即可針對現有的條件進行篩選。

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2.3 儲存格外觀的基本設定

• 基本格式設定：在上方工具列的「常用」中，對照的功能位置大致如下圖，在此不一一說明各項內容的位置：
  
• 替代顏色：在 Excel 中可以使用更複雜的「常用 ⭢ 格式化為表格」完成類似的功能，差異處在於 Excel 中將儲存格範圍轉換為表格後可以進行更進階的工作表操作功能，而 Google Sheets 比較像是純粹幫儲存格設定格式。
  以下圖為例，若要將會員資料轉為表格，點選「常用 ⭢ 格式化為表格」，設定範圍為「=$A$1:$I$31」，並勾選「我的資料有標題」。選取表格的範圍後，可發現在上方工具列多了一項「表格」的功能，左至右的功能依序為「設定表格名稱」、「表格資料整理與分析」、「表格欄 / 列設定」、「表格樣式設定」，有了表格名稱後，你可以在公式內使用表格名稱。在此不一一贅述各項功能，各位可以自行玩玩看各項不同的功能。最後，其中若你只想要有類似替代顏色的範圍而非表格時，可以選擇「轉換為範圍」將其轉換成有替代顏色類似格式的範圍。
  
• 套用格式：與 Google Sheets 相同，其位置在「常用」的最左側，如下圖：
  

2.4 條件式格式設定

「條件式格式設定」在 Excel 的「常用」中，大致功能與 Google Sheets 相似，如下左圖所示，若點選「新增規則」後，會跳出下右圖的視窗，以下簡單介紹左右兩張圖的各種樣式與 Google Sheets 的對應：

• 雙色色階、三色色階：功能等同於 Google Sheets 中的「色階」。
• 資料橫條 / 圖示集：功能與「色階」類似，但格式設定的方式不太一樣，是在儲存格中顯示長條圖 / 在儲存格中加入表示程度的 icon。
• 古典：是左圖的「醒目提示儲存格歸規則」及「前段 / 後段項目規則」，功能類似 Google Sheets 中的「單色」，但 Google Sheets 中沒有「前段 / 後段項目規則」的功能 (但仍可透過「條件規則：自訂公式」完成，之後將會介紹)。

若要編輯或刪除現有的規則，可點選「清除規則」或「管理規則」調整即可，多數內容相當直觀好懂，因此在此不一一介紹各項細節，請有興趣的同學自行探索。

2.5 數值格式設定與資料型態

• 設定數值格式：可在「常用」中找到，在條件式格式設定的左側，大致格式的選項與 Google Sheets 相同，若要進行進階設定可點選下拉式選單中的「其他數值格式」進入「設定儲存格格式」中設定，如下圖，該視窗也可進行第 2.3 節各項功能的設定。

• 檢查資料型態：同 Google Sheets 可以使用 TYPE 了解資料型態。
• 日期 / 時間與數字格式的轉換：在 1900/3/1 之後的數字轉換皆與 Google Sheets 相同，都可以將數字格式轉為文字。

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2.6 資料驗證

Excel 的資料驗證在工具列的「資料」中，點選「資料驗證」便可進入資料驗證視窗。

進入資料驗證視窗後，可發現 Excel 的資料驗證視窗中有以下功能：

• 設定：設定資料驗證的規則，可發現 Excel 的規則相對較少，但亦可使用「自訂」輸入公式來滿足，例如「文字包含 Google」可使用「=NOT(ISERROR(SEARCH(("Google"),(C5))))」代替，而檔案從 Google Sheets 下載時便會自動進行轉換。
• 輸入訊息：若勾選「當儲存格被選取時，顯示輸入訊息」，並設定標題與輸入訊息時，只要點選到此資料驗證的儲存格，便會跳出一個方框顯示資料驗證規則，如下圖：
  
• 錯誤提醒：類似 Google Sheets 的「如果資料無效」，若勾選「輸入的資料不正確時顯示錯誤提醒」便可有類似的效果，其中樣式有停止、警告、資訊三種，其錯誤提醒的介面分別如下：
  

設定完資料驗證後，可點選「圈選錯誤資料」查看不符合規則的儲存格，如下圖：

2.7 快捷鍵

除了「僅貼上值」之外，第 2.7 節介紹的其他快捷鍵皆適用，而除此之外 Excel 支援更多快捷鍵功能，詳見官方文件的說明。其中 Windows 的快捷鍵比 Mac 多出許多。此外，Windows 的 Excel 更支援自訂快捷鍵的功能，這部分亦詳見官方文件的說明。

綜合以上，Excel 在儲存格操作與格式設定方面，功能較 Google Sheets 齊全很多，尤其是「表格」的型態與自訂快捷鍵的部分，是目前 Excel 得以高效率運作的一大關鍵！