14.1 與其他 Google 工具的串接

本節將介紹 Google Sheets 與 Google 表單 / 文件 / 簡報相關的用法。

首先是 Google 表單，若要將現有的表單內容輸出到 Google Sheets 中，可以點選在編輯模式的「回覆 ⭢ 連結至試算表」選取要輸出的位置，可以是新的試算表或現有的試算表，選取後便能在 Google Sheets 中查看即時的表單回應，以進行更進一步的分析，如下圖：

若要對現有的表單進行任何設定，可以點選「工具 ⭢ 管理表單」進行設定，包括以下幾種設定項目：

• 編輯表單 / 查看即時表單：會跳轉至表單編輯模式的問題頁 / 填寫模式。
• 傳送表單 / 在網頁中嵌入表單：會跳轉至表單編輯模式，並跳出傳送表單 / 嵌入網頁相關的視窗，在視窗中進行設定即可。
• 顯示回覆內容摘要：會跳轉至表單編輯模式的回覆頁。
• 取消表單連結：取消後將不會自動更新表單填答的內容，也可以點選左下角的工作表名稱取消表單連結。

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接下來介紹在 Google 文件 / 簡報中使用 Google Sheets，在文件 / 簡報中主要會用到 Google Sheets 的圖表功能，若要插入圖表，主要有以下兩種方式：

• 直接在文件 / 簡報中整理資料 / 繪圖：在文件 / 簡報點選「插入 ⭢ 圖表」選取想要的圖表，下圖以柱狀圖為例，插入後點選右上角的「... ⭢ 開啟來源文件」後進入該圖表的 Google Sheets 編輯。
  
  開啟來源文件後就能設定各項圖表內容，基本上就是一張專屬於此份文件 / 簡報的試算表，如下圖：
  
  更新完畢後回到簡報 / 文件點選「更新」即可將圖表更新成最新的狀態，如下圖。
  

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• 連結現有試算表資料：需要先在試算表中繪製好圖表，再將圖表轉到文件 / 簡報中，有以下兩種做法：
  • 直接複製試算表的圖表，然後在文件 / 簡報中貼上：此時文件 / 簡報會詢問是否要連結至試算表，如下圖。兩者的差異在於之後試算表的值 / 圖表變動時，簡報是否會出現「更新」讓使用者選擇。
    
  • 點選「插入 ⭢ 圖表 ⭢ 使用試算表資料」選取想要的圖表，右下點有「連結至試算表」的勾選符號決定是否會出現「更新」。
    

了解如何讓 Google Sheets 與其他 Google 的產品連動後，可以將所有需要分析的資料都透過 Google 的工具完成，節省做報告時在不同系統之間轉換的難度與時間。